Correspondance diplomatique

La correspondance diplomatique est l'ensemble des écrits échangés entre États par l’intermédiaire de leurs représentations diplomatiques. La préparation de cette correspondance répond à des exigences extrêmement précises et exige une attention particulière. La portée de chaque mot et de chaque phrase y est minutieusement pesée.

Entre États

La note

C'est la forme de correspondance la plus usitée, tant pour les affaires administratives de routine que pour des questions de politiques majeures. La note est soit un instrument de correspondance diplomatique, soit un élément constitutif d'un accord international, susceptible d'engendrer des droits et des obligations de droit international.

Dans les deux cas, la forme est généralement la même. La note émane généralement d'une représentation diplomatique, du ministère des Affaires étrangères de l'État accréditaire ou, plus rarement, d'un ministère technique autorisé à traiter directement avec les missions diplomatiques certaines questions qui sont de son ressort. Les notes émanant du ministre des Affaires étrangères de l'État accréditaire sont adressées aux représentations diplomatiques dont les chefs de mission sont accrédités auprès de l'État accréditant. les notes ne portent pas de titre et sont communément appelées notes, indépendamment de leur contenu. La note est écrite sur papier avec en-tête à gauche. Elle est rédigée en une seule langue, dans un style impersonnel à la troisième personne. La référence du dossier figure sur l’original de la note, mais seules les copies à usage interne portent les initiales de l'auteur.La note commence par la formule introductive de politesse suivante : « . . . . . . . . présente ses compliments à l'Ambassade de... et a l'honneur de... ».

Aux alinéas suivants et au dernier alinéa (salutations), la formule est abrégée en « Le Département » et « L'Ambassade ». La note est paraphée, et non pas signée. Le paraphe est apposé à la fin du dernier paragraphe, immédiatement après la phrase finale ainsi formulée : « . . . . . . saisit cette occasion pour renouveler à l'Ambassade l'assurance de sa haute considération ».

Le lieu et la date sont mentionnés à la fin du texte, à gauche. Le sceau à encre est apposé sur la dernière page, à droite, sous le paraphe. Le destinataire figure toujours sur la première page de la note, en bas à gauche. Pour l'envoi, on utilisera une enveloppe blanche munie de l'adresse postale complète du destinataire. Les notes des représentations diplomatiques sont numérotées.

La lettre (diplomatique)

Dans certains pays, les lettres officielles sont aussi appelées lettres diplomatiques. Comme la note, la lettre est soit un instrument de la correspondance diplomatique, soit un élément constitutif d'un accord international, pouvant, le cas échéant, déployer des effets juridiques. Dans les deux cas la forme est généralement identique.

Cette forme de correspondance a un caractère plus personnel que les notes. Généralement utilisées pour souligner l'intérêt porté à une affaire, elles sont échangées entre chefs d'État ou de gouvernement, ministres ou hauts dignitaires. Le rang du signataire devrait être égal ou équivalent au rang du destinataire.

La lettre est rédigée à la première personne du singulier. La présentation et la rédaction suivent les règles usuelles de la correspondance, mais l'adresse est indiquée de préférence au bas de la première page, à gauche. Le terme Excellence (uniquement pour les correspondants étrangers) est employé, en règle générale, dans la réclame, la suscription et le traitement, mais jamais dans l'appel et la courtoisie.

Dans le traitement, on l'emploie une première fois, avant de passer au vous. La suscription comporte la préposition à placée devant la réclame. La lettre porte toujours le lieu, la date et la signature. Le titre de l'auteur (s'il diffère de sa fonction officielle) peut être repris avec son nom, sous la signature. La lettre est envoyée en un seul exemplaire, dans une enveloppe blanche, mentionnant l'adresse postale complète du destinataire. Elle peut aussi être délivrée par messager spécial.

L'aide-mémoire (memorandum)

À la différence de la note et de la lettre, cette forme de correspondance est réservée à un usage bien précis et limité. Le memorandum est le moyen de communication utilisé par un gouvernement pour exposer des faits ou une situation juridique. Il contient l'exposé succinct de l'état d'une question et la justification raisonnée de la position officielle d'un État, mais jamais de demande formelle.

Ce document est rédigé à la troisième personne, sur papier blanc, sans entête et ne comporte aucune formule particulière. Il porte bien visiblement la mention Aide-mémoire, il est remis à la fin ou au cours d'un entretien et peut être annexé à une note verbale (remise également personnellement).

Ce document n'est pas signé ni paraphé et ne porte pas d'adresse ni de sceau officiel. Il est généralement remis personnellement au destinataire dans une enveloppe blanche neutre, également sans adresse.

NB: Lorsqu'il n'est pas annexé à une note verbale, l'aide-mémoire est daté (la date est inscrite à la main au moment où le document est remis à l'interlocuteur).

La référence du dossier ainsi que les initiales de l'auteur figurent uniquement sur les copies à usage interne, avec la mention : « Remis le... par M. X à M. Y » (avec titre et fonction).

Il ne faut pas confondre l'aide-mémoire, instrument de la correspondance diplomatique, avec le mémorandum d'entente ou memorandum of understanding, accord qui, sans imposer d'obligations juridiquement contraignantes aux signataires, règle divers domaines de la coopération interétatique.

Autres documents

Les lettres de créance

Ce document atteste la qualité officielle du chef de mission. Les lettres de créance sont signées par le chef de l'État accréditant et sont adressées au chef de l'État accréditaire . Elles ne sont soumises à aucune forme reconnue sur le plan international. L'aspect de ces documents varie sensiblement d'un pays à l'autre, car chaque État accréditaire est libre du choix du libellé de ces lettres. Le temps n'en a toutefois modifié fondamentalement ni la forme ni le contenu. Les lettres de créance sont remises personnellement à leur haut destinataire par le nouveau chef de mission.

Les lettres de récréance

Étant d'un usage fort restreint, ce document reste peu connu. Il s'agit de nouvelles lettres de créance. Selon les usages locaux, elles peuvent être demandées par l'État accréditant lors de l'abdication ou du décès du souverain. Le décès d'un chef d'État non couronné ou la fin du mandat présidentiel n'obligent pas les chefs des missions diplomatiques à présenter des lettres de récréance.

Les lettres de rappel

Elles énoncent la volonté du chef de l'État accréditant de mettre fin à la mission de son ambassadeur. Les lettres de rappel portent la signature du chef de l'État accréditant et sont adressées au chef de l'État accréditaire. Ce document est rédigé dans le même style que les lettres de créance et présente les mêmes caractéristiques.

Autrefois, l'ambassadeur sortant remettait personnellement ses lettres de rappel au chef de l'État accréditaire avant son départ. Aujourd'hui, dans la plupart des cas, le nouveau chef de mission présente les lettres de rappel de son prédécesseur en même temps que ses propres lettres de créance. Cette simultanéité symbolise la volonté de l'État accréditant de maintenir sans interruption formelle sa présence au niveau d'Ambassadeur dans l'État accréditaire.

Les lettres de cabinet

Il s'agit d'un document qui atteste la qualité officielle du chef de mission qui ne porte pas le titre d'ambassadeur (Chargé d'affaires en pied). Le contenu et le style des lettres de cabinet sont moins formels que ceux des lettres de créance. Elles sont généralement signées par le Ministre des affaires étrangères de l'État accréditant et elles sont adressées au Ministre des affaires étrangères de l'État accréditaire.

Les lettres de cabinet ne sont soumises à aucune forme reconnue sur le plan international. Elles sont remises personnellement à leur destinataire par le nouveau Chargé d'affaires en pied.

Les lettres de commission (ou lettres d'introduction)

À titre informatif, il faut aussi faire mention de ces documents, qui sont utilisés entre les pays du Commonwealth et qui attestent la qualité officielle du chef de mission (haut-commissaire). Étant donné que ces pays ont le même chef d'État, les lettres de commission sont signées par le chef de gouvernement de l'État accréditant et adressées au chef de gouvernement de l'État accréditaire.

Les pleins pouvoirs

Le haut représentant d'un État appelé à signer un traité sera muni de pleins pouvoirs. Ce document émane du chef de l'État d'envoi et atteste le droit du détenteur à engager son pays par ses déclarations et sa signature. Il s'agit donc d'un mandat permettant de négocier ou/et de conclure un traité ou/et de prendre part à une conférence et, le cas échéant, de signer l'acte final de ladite conférence.

Les pleins pouvoirs ne sont soumis à aucune forme reconnue sur le plan international et leur contenu répondra aux règles de l'État d'envoi. Généralement, ce document est signé par le chef d'État (dans certains pays il est aussi contresigné par le chef de gouvernement ou le Ministre des affaires étrangères) et il indique l'objet de la négociation; les nom et prénom du chef de la délégation (le plénipotentiaire); l'autorisation donnée au chef de la délégation d'engager l'État d'envoi par sa signature (suivant les cas, sous réserve de ratification). Si un pays décide d'envoyer plusieurs plénipotentiaires à une négociation ou à une conférence internationale, il a la liberté de les mentionner tous dans un même document.

La question de la langue

En règle générale, les notes, les lettres et les aide-mémoire sont rédigés dans la langue de l'expéditeur. Dans les cas où il est notoire que la langue de l'expéditeur n'est pas comprise par le destinataire, la correspondance sera accompagnée d'une traduction in-officielle. Dans certains pays, on recourt à l'usage d'une 3^e langue (par ex. l'anglais) pour les communications entre les missions diplomatiques et le ministère des Affaires étrangères. Il convient de répondre à la correspondance adressée par un expéditeur extérieur dans la langue dans laquelle elle a été rédigée, Dans les autres cas, il y a lieu - le cas échéant - de joindre une traduction non officielle à la réponse

Entre un État et une organisation internationale

La correspondance diplomatique entre un État et une organisation internationale s'effectue par note ou par lettre. L'aide-mémoire n'est pratiquement pas utilisé.

Par contre, depuis un certain nombre d'années, un type nouveau de document est apparu dans le cadre des négociations multilatérales : la note libre (en anglais non paper). Il s'agit d'une proposition n'engageant pas formellement la délégation, voire la personne qui en est l'auteur.

La correspondance est rédigée dans l'une des langues officielles de l'organisation.